工作越来越多,事情越来越复杂,该如何管理好自己的工作?

文章摘自:http://www.hzwxqhr.com/news/news-show.php?id=727

主题描述:

我是一家小公司的行政人事主管,说是主管,却一个下属也没有,我们公司是2013年成立的,到现在为止有20多人。

我是公司一成立就来的,刚开始的时候事情还不多,主要做一些行政类的工作,可是现在工作越来越多,事情越来越杂,除了负责日常来访接待、组织活动、后勤管理等等,还要负责社保、考勤、招聘、培训工作;除了这些,老板一有什么事情就会吩咐我去做,我还要充当老板的秘书的角色,负责上传下达。有的时候工作太杂太多,都知道该如何是好,现在感觉有点压抑,有点累。

请教大家,工作越来越多,事情越来越复杂,如何才能管理好自己的工作?

【牛人分享】

一、问题

1、小公司行政人事主管,无下属,目前公司规模20多人。

2、随着公司成长,工作越来越多、越来越咋,老板有什么事情就吩咐。

3、工作过杂过多,无从下手,感觉有点压抑。

二、分析&建议

1、时间管理简介

随着在职场的成长,有一个技能一定要get,否则将来会举步维艰,那就是——时间管理

管理大师彼得·德鲁克曾经说过:“时间是最高贵而有限的资源,不能管理时间,便什么都不能管理。”

所以,我们要学会时间管理。时间管理的中心思想很简单,就是将工作根据紧急程度与重要程度,划分为四个象限,不同象限的工作采取不同的应对方式。

这是一张时间管理中十分流行的图例。

一般来说,老板突然来找你交代的事情,基本上是重要且紧急的,譬如说来访接待,因为来者等着,你必须第一时间去做。

而很多并非老板过来找你的事情,看似紧急但未必重要,那么你可以授权别人去做(案例中光杆司令略显痛苦)或者另约时间(告诉对方你手头正在处理一件十分紧急的事情,能否换个时间过来)。

而一些培训、活动组织等事情,则属于重要但并非十分紧急的工作,这类时间往往需要耗费大块的时间,所以要安排好一个通常不会被打扰的时间去做

最后剩下的,基本属于不重要也不紧急的,那么就可有可无了。

2、时间管理的落实——行动日志

理论我们已经了解了,那么如何实施呢?其实,思路也不难。我们在每天工作之前和一天的工作结束之后,抽一点时间,以“行动日志”的方式来落实我们的时间管理。

(1)我们可以提早5-10分钟到公司,在自己的笔记本上做一下计划

A. 列下今天的工作事项。

B. 标出他们的重要级别(A/B/C)

C. 有时间限制的,分配起止时间。

D. 结合时间分配,在事件的重要级别后面标上次序。

参考某位营销副总的时间管理及说明:

做完这样一张表格的好处(原因说明自己无需填写,改留个打勾栏就行),在于你当天的事情及重要程度就很明确了。甚至有些老板突然找过来的事情,你也可以与之权衡,请示老板是需要立即做还是可以另行协调时间。

(2)当一天的工作结束后,我们可以留5-10分钟,晚点走,打开今天的行动日志,回顾和总结一下今天的工作结果,对于某些未能及时处理的,列入明日的计划中。

这样一来,自己的工作不仅变得有条理,更能够成为季度、年度总结的蓝本。

说到这里,也许有人已经反应过来了,上面这张表格,其实来自于一本《五项管理行动日志》,相信有很多公司、很多人都引入这么一本小本子。有兴趣的人可以自己淘宝一本。

3、学会偷懒的方法——流程优化

当然了,光一味地进行时间管理,梳理行动日志,能够解决一时之急,但是,如果要让自己更进一步,那就要考虑流程优化了。相比前两项而言,这一条带来的是长久持续的改变

譬如,将考勤、培训的工作模式进行固化,以后就可以省去很多设计动作,只需按部就班即可。由于这个涉及到很多很具体的工作,而且每人情况不同,只能具体问题具体分析,大家自行考虑。

我这里可以举个我最早的小例子,抛砖引玉:

刚毕业的时候,我进入一家企业负责报表统计分析工作。看上去名字还不错,其实就是每月将20多家下属公司的报表(每套月报20张)收集汇总,然后转变为两套总表——一套按业务板块划分的总览,一套按不同公司的总览。

最早的做法是先汇总好,然后再拷贝至两套设计好版式的汇总表中。但后来做到熟练之后,我开始想偷懒了,于是花了1天将两套表格用公式关联,只需填好一套表格,另一套表格就自动生成了,这样不仅避免了两次CTRL+C和CTRL+V的工作量,减少了时间投入,而且还提高了表格的准确,对于我而言,时间解约至原来的70%甚至更低。

虽然事情很微不足道,但这的确算是一个比较典型的流程优化。

到今天,我逐步养成了一种习惯,没做一件新的事情,如果这件事将来可能会继续做的,我会事后花点时间整理一份工作流程,以便下次再做的时候直接“无脑”执行,省得再想上次我是怎么做的。

所以说,流程优化才能带来长久的效率提高,有句话说得好,“懒人推动了社会的进步。”哈哈!

也正是自己不断地尝试这种创新,所以我后面的成长才会越来越快。

4、总结分析,提出分工或增员建议

即便经历了时间管理、行动日志管理乃至流程优化,一个人的时间和精力毕竟是有限的,不可能无限制地压缩。而如果你的工作表现不错,老板用你用习惯了,会有很多新事件在一时想不到其他合适人选的时候考虑到你这里,未必会完全关注到你的时间问题(因为很多日常事务他基本不会关注,而其中又有很多有很强的时效要求并可能占用不少时间)。那么,这种时候就要考虑工作分工了。

当然,也正是经历了前面一系列的时间管理、行动日志管理和流程优化,对于你来说,你现在的工作,哪些是你不可替代的哪些是简单操作可以找人分担的有多少任务需要分担以保证质量的,对于你来说,已经一清二楚,并且能够很清楚地向老板表达。

那么,我相信这种时候,你提出将某项工作归至他人手里或者提出增员建议,我相信只要老板不犯傻,同意的可能性非常高。(很多情况下老板并非不同意你的建议,而是你提的建议没有说动他,这时候需要好好反思)。

如果你都做到这个地步,老板没有合理的理由却还是不同意,那么这个情况继续下去对你和对公司都是不利的(对你而言,压力大且没有精力提升自己;对公司而言,很多工作你往往会以应付的态度去解决,管理得不到改进)。这时,你可以开始考虑换个平台。而且我相信经过前面一系列的动作,你多半已是一名优秀的人才了。

当年我离开第一家公司的时候,基本上就是这个原因。半年前就跟领导提出过,半年以后反而越来越加重,更气人的是部门不是没补人,补到其他人手下去了,所以只能离开。虽然第一份工作经历很是感恩(给了我角色的转变和很大的成长),很多同事对我也是十分不舍(9年下来,很多同事关系都很好),最终还是无奈于现实。

三、总结

1、当时间不够用的时候,你要学会时间管理

2、时间管理的概念弄清楚,我们可以通过行动日志来落实

3、流程优化是更好的、可持续的方法。

4、任何事都有一个极限,当工作符合超过时间管理、行动日志管理和流程优化的极限的时候,你可以提出工作分工或增员建议。(前面一系列动作正好作为你提出建议的依据)

5、当实在退无可退的时候,你可以考虑换工作

以上,个人观点,欢迎大家一起讨论。

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